Voinko vain korjata tai poistaa virheellisen laskun?

Lähetettyä laskua ei pidä muokata eikä poistaa — se on kirjanpidon tosite. Virhe korjataan aina hyvityslaskulla, ja tarvittaessa perään tehdään uusi, oikea lasku.

Tarvitseeko hyvityslasku oman laskunumeron?

Kyllä. Hyvityslasku on lasku siinä missä muutkin: se saa oman juoksevan numeron samasta numerosarjasta ja siinä viitataan alkuperäisen laskun numeroon.

Voiko hyvityslaskun tehdä vain osasta laskua?

Voi. Osahyvitys on yleinen esimerkiksi silloin, kun vain osa tuotteista palautetaan tai laskulla on yksittäinen virheellinen rivi.

Miten hyvityslasku vaikuttaa arvonlisäveroon?

Hyvityslasku pienentää myynnin arvonlisäveroa: vähennys kohdistetaan sen kuukauden ALV-ilmoitukseen, jolle hyvitys kirjataan. Ostajan vastaavasti oikaistava vähennyksensä.

Hyvityslasku: milloin ja miten se tehdään oikein?

Jokaiselle laskuttajalle tulee ennemmin tai myöhemmin tilanne, jossa jo lähetetty lasku on väärin: hinta oli virheellinen, asiakas palautti tuotteet tai työ peruuntui. Silloin tehdään hyvityslasku. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten se tehdään oikein.

Mikä hyvityslasku on?

Hyvityslasku on lasku, joka kumoaa aiemman laskun kokonaan tai osittain. Sen summat ovat negatiivisia (tai se on selvästi merkitty hyvitykseksi), ja se viittaa aina alkuperäiseen laskuun.

Tärkein periaate ensin: lähetettyä laskua ei koskaan muokata tai poisteta. Lasku on kirjanpidon tosite, jonka pitää säilyä muuttumattomana. Kaikki korjaukset tehdään uusilla tositteilla — eli hyvityslaskulla ja tarvittaessa uudella laskulla.

Milloin hyvityslasku tehdään?

Tyypillisiä tilanteita:

Laskutusvirhe: väärä hinta, väärä määrä, väärä asiakas tai väärä ALV-kanta.
Palautus: asiakas palauttaa tuotteet tai osan niistä.
Reklamaatio ja alennus: työn laadusta sovitaan jälkikäteen hyvitys.
Peruuntunut kauppa: koko toimitus peruuntuu laskun lähettämisen jälkeen.
Kahteen kertaan lähetetty lasku.

Mitä tietoja hyvityslaskussa on oltava?

Hyvityslasku on arvonlisäverolain näkökulmasta lasku, joten siinä on oltava samat laskumerkinnät kuin muissakin laskuissa. Lisäksi:

Oma juokseva laskunumero samasta sarjasta kuin muutkin laskut.
Yksiselitteinen viittaus alkuperäiseen laskuun — vähintään alkuperäisen laskun numero. Tämä on lain nimenomainen vaatimus muutoslaskuille.
Hyvitettävät rivit ja summat negatiivisina, ALV eriteltynä samoilla verokannoilla kuin alkuperäisessä laskussa.
Selkeä merkintä siitä, että kyseessä on hyvityslasku.

Esimerkki

Lähetit laskun #1042: konsultointia 10 h × 80 € + ALV 25,5 % = 1 004,00 €. Sovitte asiakkaan kanssa, että kaksi tuntia hyvitetään.

Hyvityslasku #1043 sisältää rivin “Hyvitys laskuun 1042: konsultointi −2 h × 80 €”, veron perusteen −160,00 €, ALV 25,5 % −40,80 € ja loppusumman −200,80 €. Jos asiakas ei ollut vielä maksanut, hän maksaa alkuperäisen ja hyvityksen erotuksen. Jos lasku oli jo maksettu, palautat erotuksen asiakkaalle.

Hyvityslasku ja arvonlisävero

Hyvityslasku oikaisee myynnin arvonlisäveroa: myyjä vähentää hyvityksen ALV:n sen verokauden ilmoituksella, jolle hyvitys kuuluu, ja ostaja oikaisee vastaavasti oman vähennyksensä. Siksi on tärkeää, että hyvityslaskun ALV-erittely vastaa täsmälleen alkuperäistä laskua — samat verokannat, oikeat summat.

Hyvityslasku vai uusi lasku — vai molemmat?

Jos lasku oli kokonaan väärin (esimerkiksi väärä asiakas): tee täysi hyvityslasku ja perään kokonaan uusi lasku oikeilla tiedoilla.
Jos virhe koski yhtä riviä tai osaa summasta: osahyvitys riittää usein yksinään.
Jos kauppa peruuntui kokonaan: pelkkä täysi hyvityslasku riittää.

Kirjanpitäjäsi kiittää, kun jokainen korjaus on tehty tositteilla eikä “korjaamalla” vanhoja laskuja — jälki on silloin aukotonta sekä kirjanpidossa että ALV-ilmoituksissa.

Veloitassa hyvityslasku syntyy yhdellä klikkauksella suoraan alkuperäisestä laskusta — viittaus, numerointi ja ALV-erittely menevät automaattisesti oikein. Liity odotuslistalle, niin pääset kokeilemaan ensimmäisten joukossa.