Kuitit kirjanpitäjälle – 3 tapaa toimittaa tositteet ilman kaaosta

Jokainen yrittäjä tuntee sen tunteen: kuun vaihde lähestyy, kirjanpitäjä odottaa aineistoa — ja kuitit ovat lompakossa, sähköpostissa, auton hansikaslokerossa ja jossain “varmassa paikassa”, jota kukaan ei enää muista. Käydään läpi kolme tapaa hoitaa asia, huonoimmasta parhaaseen.

Tapa 1: Paperimappi tai kirjekuori

Perinteinen tapa: kuitit kerätään kuoreen ja viedään kirjanpitäjälle kuukausittain.

Ongelmat: lämpöpaperikuitit haalistuvat lukukelvottomiksi, kuitteja katoaa (ja jokainen kadonnut kuitti on menetetty ALV-vähennys), kirjanpitäjä käyttää aikaa epäselvien kuittien selvittelyyn — ja sinä maksat siitä ajasta. Verkko-ostosten ja sähköpostikuittien yhdistäminen paperinippuun on oma lukunsa.

Kenelle sopii: jos kuitteja on muutama vuodessa, tämäkin toimii.

Tapa 2: Sähköposti ja pilvikansio

Askel parempaan: kuvaat kuitit puhelimella ja tallennat ne esimerkiksi Driveen tai Dropboxiin kuukausikansioihin, tai lähetät ne sähköpostilla kirjanpitäjälle.

Hyvää: kuitit eivät katoa eivätkä haalistu, ja aineisto on jossain järjestyksessä.

Ongelmat: järjestys pysyy vain, jos sinä pidät sen yllä. Tiedostonimet ovat mitä sattuu (“IMG_4821.jpg”), summia ja ALV-tietoja ei ole poimittu mihinkään, ja kirjanpitäjä joutuu silti avaamaan jokaisen kuvan ja naputtelemaan tiedot käsin järjestelmäänsä. Kuukauden lopussa huomaat, että puolet kuiteista jäi kuvaamatta.

Tapa 3: Kuittisovellus

Paras nykyaikainen tapa: kuvaat kuitin heti kassalla puhelimella, sovellus lukee summan, päivämäärän ja ALV:n automaattisesti, ja kirjanpitäjä saa koko kuukauden aineiston yhdellä kertaa — järjestyksessä ja sähköisenä.

Hyvää: kuitti on tallessa sillä sekunnilla, kun saat sen käteesi. Alkuperäinen kuva säilyy kirjanpitolain vaatimalla tavalla, tiedot on valmiiksi poimittu ja kirjanpitäjän työ (ja usein laskusi) pienenee. Näet myös itse, paljonko rahaa mihinkin kuluu.

Huomioitavaa: tarkista, että sovellus säilyttää alkuperäisen kuitin muuttumattomana ja että tiedot saa vietyä ulos järkevässä muodossa — myös silloin, jos joskus vaihdat palvelua.

Kuinka kauan kuitteja pitää säilyttää?

Kirjanpitolain mukaan tositteet on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Tilinpäätökset ja kirjanpitokirjat säilytetään 10 vuotta. Sähköinen säilytys on sallittua — paperikuittia ei tarvitse säilyttää, kunhan siitä on luotettava sähköinen kopio.

Yrittäjän kuittirutiini, joka oikeasti toimii

1. Kuvaa kuitti heti — älä kerää “myöhemmin hoidettavaa” pinoa.
2. Merkitse käyttötarkoitus tuoreeltaan, jos se ei ole ilmeinen (esimerkiksi kenen kanssa lounastit ja miksi — edustuskulujen vähennyskelpoisuus riippuu tästä).
3. Käy kuun lopussa läpi tiliote: jokaisella yritystilin ostotapahtumalla pitäisi olla kuitti.
4. Toimita aineisto kirjanpitäjälle aina samana päivänä kuukaudesta — rutiini voittaa muistin.

Rakennamme Veloitaan juuri tätä: kuvaa kuitti, Veloita lukee tiedot, ja kirjanpitäjäsi saa siistin aineiston yhdellä klikkauksella — samasta paikasta kuin laskutuksesikin. Liity odotuslistalle, niin kuulet ensimmäisenä, kun beta avautuu.